インサイドセールスがメールを活用して成果を出すコツとは？ メール活動の基礎知識を例文アリで解説！

インサイドセールスは非対面で行う営業活動のなかで、メールを大きな武器として活用しています。効果的なメール活動を推進して成果を出すためには、闇雲にメールを打つのではなく、戦略的なメール配信が必要です。この記事では、インサイドセールスがメールを活用して成果を出すコツを含め、メール活動の基礎知識を例文アリで解説します。

 

インサイドセールスで送るメールとは？

インサイドセールスの仕事で送るメールにはどのようなものがあるのでしょうか。ここでは代表的なメールとその意味について解説します。

 

お礼メール

インサイドセールスが外部に送るメールのあて先は主としてリード、見込み客です。リードに対する初動対応の施策として送る代表的なメールには、SDRなどにおけるお礼メールがあります。SDRとは反響型営業と呼ばれる種類のインサイドセールスで、オウンドメディアから資料をダウンロードした顧客や、SNSや広告に反応して問い合わせをしてきた顧客をターゲットとする営業活動です。

 

お礼メールには、SDRでの資料請求や問い合わせに対する回答を兼ねたメールのほか、セミナー・展示会などへの申し込みや参加に対するお礼メールもあります。お礼メールを送る意図としては、純粋なお礼の気持ちを表すだけではなく、関係性の維持、リードとしてナーチャリング（育成）するための接点強化が大きいといえるでしょう。

 

顧客側からのアクセスに対しては、興味や関心を持っている度合いが低下しないうちにアプローチを行う必要があります。そのためのクイックレスポンスに適しているのがお礼メールであり、次回メールや電話への導線として活用しやすくなっています。

 

初回接触（情報提供）のメール

お礼メールが顧客のアクションを受けての対応の形式をとっているのに対し、インサイドセールス側からアクションを起こすメールが初回接触（情報提供）メールです。

 

初回接触とはいっても、過去に接触があったものの休眠状態になっている既存顧客も送信対象です。せっかくの接点を無駄にしないため、生きたリードに引き上げるために、休眠状態の顧客に対する定期的なメールは欠かせません。

 

初回接触メールが情報提供メールである理由は、メールを受け取る顧客にとってメリットがなければ送信の効果がないためだといえます。単なるあいさつ文や売り込み文句が書いてあるだけのメールを送ったとしても、顧客の興味を引く可能性は低いでしょう。

 

商談を打診するメール

ある程度まで関係性の構築が進んだ顧客、ナーチャリングが進んだリードに対して、または自社の商品やサービスに強い関心を寄せている顧客に向けて送るメールに商談を打診するメールがあります。

 

メールに対する反応を見ることで、ナーチャリングの進み具合を確認することが可能です。また、商談のレベル次第では、同意を得た時点でフィールドセールスに引き継ぐこともできます。

 

フォローメール

フォローメールはお礼メールや初回接触メール、商談を打診するメールを送った顧客、リードに対して要所で送るメールです。各メールを送った時点で大きな動きがあれば別ですが、そうでなければフォローメールが関係性の維持・強化に役立ちます。

 

インサイドセールスでメールを送る理由とは？

インサイドセールスでメールを送る理由、目的を解説します。

 

BDRにおける新規開拓

BDR=新規開拓型営業のインサイドセールスでは、メールが顧客との接点を作る強力な武器になります。SDRのお礼メールについては先に述べたように、顧客側からアクセスしてきたという特徴がありますが、BDRにはそれがありません。

 

BDRでは接点のない顧客にメールを送ることで新しいリードとの接点を獲得し、リードナーチャリングへつなげる目的があります。BDRでは初回接触メールでいかにして自社や自社の商品・サービスに興味を持ってもらうかかが重要です。有用な情報を提供することで、「この会社のメールは読んでみる価値がある」と思わせ、次回につなげる必要があります。

 

リードとの信頼関係構築

リードの状況に応じたメールのタイムリーな送信には、信頼関係構築をアシストする目的があります。お礼メールにしろ、初回接触メールにしろ、1回送って終わりではありません。メールに対する反応を見ながら、要所で次のメールを送ります。同じ内容のメールを送っても、送る時期によって反応も結果も変わり得る点に注意が必要です。

 

リードナーチャリング

インサイドセールスでメールを送信する理由・目的を突き詰めれば、フィールドセールスへ引き継ぐことが可能な状態までリードを育成することにあるといえます。インサイドセールスが担当する役割を果たすための手段のひとつがメールだということです。メールの中では自社商品・サービスのアプローチを行い、リードの反応を確認します。リードナーチャリングにはステップメールやメルマガも活用されます。

 

メール活動を評価するKPI

インサイドセールスでのメール活動は的確な評価を行う必要があります。評価が芳しくなければ効果が期待できず、改善策の立案・実施が必要です。ここではメール活動を評価する主要なKPIの候補と重要性を解説します。

 

メール送信数

メール送信数は最初にチェックすべき指標だといえるでしょう。メールの質が重要であることは事実ですが、そもそもの送信数が少なければリードの増加につながりにくく、多くの結果を期待できません。また、送信数の多寡はメール活動を精力的に行っているか否かの指標にもなります。

 

メール到達率

送信したメールは相手に届いてこそ、さまざまな反応を期待できます。メールの到達率は、保有しているメールアドレスの有効性を示す指標であり、メンテナンスの根拠となるものです。到達しないメールが多い状態を放置していると、迷惑メールと判定されるおそれがあります。

 

開封率

メールは開封率が重要です。到達と開封は異なります。到達しただけではメールが読まれているとは限りません。迷惑メールボックスに振り分けられていたり、送信元情報や件名を見ただけで、受信ボックスに放置されていたりすれば、目的達成にはほど遠いといえます。開封されたメールの率とは、発信者や件名の段階で相手に興味を持ってもらえた割合を示す指標です。

 

精読率

開封率よりも重要なKPIが精読率です。メールに書いてある情報がしっかりと読まれた率が高ければ、当該リードに対するメールの内容が適切だったと判断できます。不適切な内容であれば、早い段階で読むのをやめてしまうと考えられるためです。

 

クリック率

クリック率は精読率とともに重要なKPIです。添付URLがクリックされた率であり、メール本文がキチンと誘導できているか否かの判断基準になります。また、リンク先に対する興味の度合いをうかがうことも可能です。

 

コンバージョン数・率

コンバージョン（目標達成）数とコンバージョン率は、メール活動が成功しているか失敗に終わったかを左右するKPIだといえます。コンバージョンの数値が高ければ効果的なメール活動になっているとの判断が可能です。しかし、低ければ改善が急がれます。

 

メールを活用して効果を出すコツ

インサイドセールスで結果につながる効果を出すためのメール活用方法、作成・送信のコツを解説します。

 

メリットを提示した目を引くタイトルをつける

メールを送ったことに気づいてもらい、開封してもらわないと先に進まないため、目を引くタイトルをつけることが開封率を高めるコツとして求められます。どのように目を引くかといえば、開封して読むことがメリットになると思わせることが重要です。

 

たとえば、特別な案内であることを感じさせる言葉や、数量や期間に限定をつけてお得感を演出することなどが考えられます。

 

結果がよかった実績がある曜日や日付・時間帯に送る

より効果的なメール送信を実現するためには、過去の送信履歴の結果から開封率の高い日付や曜日、時間帯を狙って送るといった工夫が必要です。リードによって忙しい時間帯などメールを気にしていられないタイミングもあれば、反対にメールチェックをする可能性が高いタイミングがあります。タイミングが合えば開封率の向上が見込めるでしょう。

 

メールを何度か送るなかで、リードごとの傾向が浮き上がってくるかもしれません。開封率が高くなれば、中身が読まれている可能性も高くなり、信頼関係構築に役立っているといえるでしょう。こういった分析は、MA（マーケティングオートメーション）などのITツールを活用すれば簡単にできます。

 

あなた宛てのメールを強調する

人は大勢に送られたモノよりも、自分だけに送られたモノに反応しやすいといえます。メールでも同じことがいえ、実際には一斉メールだったとしても、「あなた宛て」「あなただけ」のメリットを強調することで、相手は中身が気になるというものです。

 

ビジュアルを工夫する

メール本文の見た目、読みやすさ、わかりやすさが重要です。簡潔で改行がキチンとなされたメールであれば、読んでいてストレスを感じることはないでしょう。HTMLメールでは視覚効果のあるバナーを加えるなど、ビジュアルの工夫も効果的です。長文のメールは避けたいところですが、長くなる場合は目次をつけるなどすれば、読みやすくなるでしょう。

 

前後のメールがなくても話が通じてアクション出来る

メール活動の効果を高めるためには、前後のメールがなくても話が通じる、アクション出来る内容にする必要があります。いま見ているメールだけでは話が通じない、終わらないと思われたら、面倒になってしまい、それ以上は読んでもらえない可能性が高くなるためです。

 

簡潔明瞭を心掛ける

忙しい相手はダラダラと書いてあるメールを読んでいられません。話が一発でわかる記述、相手の属性にマッチした具体的な内容を送る必要があります。余計なことは極力排除し、簡潔明瞭でスッキリしたメールを送りましょう。

 

チームでメール活動を行う

インサイドセールスのメール活動は、属人化を避けてチームで行うと効率アップが期待できます。ノウハウや情報をまとめて共有したり、アシストしたりすることで、自分1人で行なうよりもよい結果につながる可能性が高くなるでしょう。

 

メールを活用する際の注意点

インサイドセールスでメールを活用する際の注意点を解説します。

 

誤字脱字をチェック

まず気をつけるべきポイントは誤字脱字を出さないことです。事業者から顧客に送るメールは正確性が求められるビジネス文書であり、書いてある内容の正確性だけでなく体裁まで含めて正確性が必要だといえます。そもそも、自社や自社の商品・サービスに興味を持ってもらいたい、導入してもらいたい立場での誤字脱字は、相手から見れば失礼であり、それだけでゴミ箱行きのおそれがあるでしょう。

 

また、一通のメールで誤字脱字があるような企業の商品やサービスは、とてもじゃないが信頼できないと思われるリスクもあります。送信前には十分に誤字脱字のチェックを行うことを心掛けましょう。

 

相手の名前や役職をチェック

誤字脱字と同等以上に危険といえるのが、相手の会社名や個人名、役職を間違えることです。たとえば、ABZ株式会社という会社宛てのメールで株式会社ABZと書いてしまうケースはありがちかもしれません。しかし、後株と前株では別の会社になってしまいます。また、間違いとまではいえないものの、株式会社を（株）と表記することも失礼になりかねません。

 

役職名は時間の経過で変わっている可能性があるため、最新の情報をチェックしましょう。役職名や担当者名が不明の場合は、部署名やご担当者様と記載します。

 

何のメールなのかを最初に説明する

何の目的で何を書いてあるメールなのかを最初に説明することで、その内容に興味がある場合は読み進めてもらえる可能性が高くなります。

 

「そもそも何のメールかわからないし、特別な関係がある相手から送られてきたわけでもない」というメールの場合、開封されない可能性が高いでしょう。仮に読み始めたとしても、最初に何の目的・理由で送られてきたかの説明がないメールは離脱されやすいといえます。

 

配信頻度を考える

メールの配信頻度はリードの状況に応じて調整する必要があります。戦略的に「いまは間隔を詰めて送るべき時期だ」「しばらくは配信を減らそう」といった判断をすることもあるでしょう。

 

気をつけたいのは、同じ頻度で送っていても、リードが違えば「忘れた頃に送られても興味がわかない」と思われたり、「何度も送られると迷惑」と思われたりする点です。とはいえ、直接的な申し入れでもない限り、このリードが好む頻度はこれくらいだというデータはとりにくいでしょう。したがって、メールの内容に応じて常識的に適度な配信頻度、間隔を考慮する必要があるといえます。

 

インサイドセールスの効果的なメール例文

インサイドセールスが送るメールの効果的な例文、テンプレートを紹介します。

 

資料請求のお礼メール

・件名

資料ご請求のお礼（または資料送付のご案内）

・本文

◎◎株式会社 ▲▲様

 

お世話になっております。

株式会社◆◆営業第一部の◇◇と申します。

 

この度は、弊社●●の資料をご請求いただき、誠にありがとうございます。資料の用意が整いましたので、本メールにファイルを添付してお送りいたしました。添付資料は以下の3つです。

・○○○の○○

・×××の××

・△△△の△△

ご確認のうえ、ご検討の一助としていただければ幸いです。

 

ご不明点、ご質問等ございましたらご遠慮なく下記までお問い合わせください。速やかに対応させていただきます。

 

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

 

株式会社◆◆営業第一部

担当:◇◇◇◇

電話:00-0000-0000

FAX:00-0000-0001

Email:○○@○○○○○○

URL:○○//○○○○○○○○

 

情報提供のメール

・件名

【○○向け新製品】□□のご案内

・本文

◎◎株式会社 ▲▲様

 

突然のメールでのご連絡失礼いたします。

株式会社◆◆営業第一部の◇◇と申します。

 

この度は、貴社公式ホームページを拝見し、メールを送らせていただきました。貴社の○○管理業務効率化の取り組みに、弊社の●●がお役に立てるのではと考えてご連絡差し上げた次第です。

 

弊社では○○向け業務効率改善ツールなど、各種ソリューションサービスを提供しております。●●は2024年4月のリリース以来、納入実績は全国300社以上となっています。また、24時間の電話サポートを実施中です。

 

初期費用は無料で、月額○○円からご利用いただけます。製品概要と導入事例のファイルを本メールに添付してお送りいたしましたので、ご覧いただければ幸いです。

 

もしご興味がございましたら、ご遠慮なく下記までご連絡いただくか、本メールにご返信ください。30日間のお試し利用も可能です。

 

突然のご連絡で大変恐縮ですが、ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

 

株式会社◆◆営業第一部

担当:◇◇◇◇

電話:00-0000-0000

FAX:00-0000-0001

Email:○○@○○○○○○

URL:○○//○○○○○○○○

 

商談のアプローチメール

・件名

ご面会のお願い【新製品○○のご案内】

・本文

◎◎株式会社 ▲▲様

 

お世話になっております。

株式会社◆◆の◇◇です。

 

先日はお問い合わせをいただきありがとうございました。

本日は■■業務見える化に役立つ新製品○○のご提案の機会をいただきたく、ご連絡差し上げました。○○は貴社の■■業務にもマッチするのではないかと考えております。

 

○○の資料を本メールの添付ファイルとしてお送りいたしました。ご確認いただければ幸いです。また、ご興味がございましたらデモを含めて詳細のご説明をさせていただきます。下記日程でご都合はいかがでしょうか。所要時間は約1時間です。

・○月○日（○曜）00:00～00:00

・○月×日（○曜）00:00～00:00

・○月□日（○曜）00:00～00:00

※上記以外をご希望の場合は調整可能ですのでご相談ください。今月のデモの実施は○日が最後です。

 

何卒よろしくお願いいたします。

 

株式会社◆◆営業第一部

担当:◇◇◇◇

電話:00-0000-0000

FAX:00-0000-0001

Email:○○@○○○○○○

URL:○○//○○○○○○○○

 

セミナー申し込みのお礼メール

・件名

○○セミナーご参加のお礼

・本文

◎◎株式会社 ▲▲様

 

お世話になっております。

株式会社◆◆の◇◇です。

 

先日は弊社主催の「○○セミナー」にご参加いただき、誠にありがとうございます。おかげさまで大変有意義なセミナーにすることができました。セミナーの内容でご不明点、ご質問等ございましたらお気軽に下記までお問い合わせください。

 

また、○月には□□の課題解決に関するセミナーの開催を計画しております。具体的な日程等は後日ご案内させていただきたく存じます。

 

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

 

株式会社◆◆営業第一部

担当:◇◇◇◇

電話:00-0000-0000

FAX:00-0000-0001

Email:○○@○○○○○○

URL:○○//○○○○○○○○

 

展示会後に送るお礼メール

・件名

○○展示会ご来場のお礼

・本文

◎◎株式会社 ▲▲様

 

いつも大変お世話になっております。

株式会社◆◆の◇◇です。

 

先日はお忙しい中、□□展示会の弊社ブースにお越しいただき、誠にありがとうございました。展示内容はご満足いただけましたでしょうか。

ご説明不足の点やご質問、ご希望等ございましたらご遠慮なくお問い合わせください。

 

今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

 

株式会社◆◆営業第一部

担当:◇◇◇◇

電話:00-0000-0000

FAX:00-0000-0001

Email:○○@○○○○○○

URL:○○//○○○○○○○○

 

インサイドセールスのメール活動に欠かせないITツール

インサイドセールスのメール活動を適切に行うためには、ITツールの活用が欠かせないといっても過言ではないでしょう。なぜなら、インサイドセールスが職務で送るメールに関する業務を手作業で行うと効率が悪すぎるためです。

 

メール活動にはメール送信リストの作成や件名、本文の記述、配信設定だけでなく、効果の測定も含まれます。この効果測定は手作業で簡単に行えるものではありません。KPIにもかかわる効果測定には、マーケティングを支援する自動化ツールであるMAが有効でおすすめです。

 

その他、顧客管理にはCRMが、営業支援にはSFAが、コンピュータと電話の連携にはCTIがそれぞれ役に立ちます。ITツールの機能は一部に重なっている部分もあるため、選択に迷うことがあるかもしれません。ITツールに何を求めるのかを明確にし、自社の状況に合ったツールを揃えることが重要です。

 

インサイドセールス成功の第一歩はメールの活用にある

インサイドセールスは、一連の営業プロセスでリードに対する初動を受け持つ仕事であり職種です。初回接触からクロージングに向けた商談に入れるレベルに育つまで、非対面とはいえリードナーチャリングを一手に引き受けます。リードとのコミュニケーション手段のひとつとして、視覚的に伝える手法としてメールが重要なツールです。つまり、インサイドセールス成功の第一歩はメールの活用にあるといえるでしょう。

 

インサイドセールスに転職するなら、お礼メールや商談を打診するメール、フォローメールを効果的な内容でタイムリーに送ることを心掛け、フィールドセールスがクロージングしやすいリードの育成に役立ててください。

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