インサイドセールスで受付突破するための7つのコツ｜効果的なアプローチ方法やトーク例を紹介

インサイドセールスにおいて、受付突破は最初に立ちはだかる大きな壁です。「なかなか電話を取り次いでもらえない」「すぐに断られてしまう」といった悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。

 

この記事では、インサイドセールスにおける受付突破のコツを紹介します。事前に準備すべきことや、効果的なコミュニケーションテクニック、電話営業で使えるトーク例、上手くいかなかった場合の対処法などを詳しく解説します。

 

各見出しを目次のように活用していただき、ぜひ必要な情報から参考にしてみてください。

 

受付突破はインサイドセールスの最初の難関

インサイドセールスは、電話やメールによるやり取りを中心とした非対面の営業手法です。そのため、顧客と初めてコンタクトを取る段階では、担当者の人柄や温度感が伝わりにくく、早々に断られてしまうケースが多くあります。

 

インサイドセールスで商談の機会を得るには、顧客との関係構築やヒアリングが不可欠です。まずは話を聞いてもらわないことには、営業活動を始められません。受付突破はインサイドセールスのみならず、営業部門全体の成果を左右する重要なプロセスなのです。

 

インサイドセールスで受付突破できない原因は？

インサイドセールスでなぜ受付突破が難しいのか、その理由を「顧客側の要因」と「自社側の要因」に分けて考えてみます。

 

顧客側の要因

まずは、顧客側の事情によって受付突破ができないケースから見ていきましょう。

 

営業は断るように指示されている

営業は断るように会社から指示されている場合、担当者への接触は困難を極めます。「メールを送っても開いてもらえない」「電話をかけても担当者に取り次いでもらえない」という状況に陥ってしまいます。

 

すでに類似サービスを利用している

すでに何らかのサービスを利用している場合、導入の緊急性は低くなります。「ひとまず資料だけ見てみたい」「すぐに乗り換える予定はない」というスタンスでいるため、積極的な営業アプローチを拒む傾向があります。

 

電話をかけるタイミングが適切ではない

先方が忙しい時間帯に電話をかけても、良い結果は得られません。時間的に余裕がない状況下では、営業の電話と分かった瞬間すぐに断られたり、担当者に取り次ぐ前に電話を切られたりする可能性が高くなります。

 

自社側の要因

続いて、自社側の要因によって受付突破ができないケースを紹介します。

 

担当者のスキルや知識が不足している

担当者の営業スキルが低いと、受付突破は難しくなります。電話での話し方や受け答えが未熟であったり、メールでのアプローチが適切でなかったりすることが主な理由です。

 

電話対応でネガティブな印象を与えている

電話口での印象が悪いと、話を聞いてもらいにくくなります。不信感や不快感を与えてしまった場合は、その後の営業活動が難航してしまいます。

 

トークスクリプトに問題がある

トークスクリプトの質が悪いと、受付突破は困難になります。会社側が用意したトークスクリプトであれば、担当者個人の問題ではなく、戦略設計の不備ともいえます。

 

ターゲットリストの精度が低い

営業をかける顧客リストに問題があって受付突破ができないケースもあります。ターゲットの絞り込みが甘いと、いくらアプローチしても成果は出にくいです。関心の薄い新規顧客が相手では、受付突破のハードルは高くなります。

 

インサイドセールスで受付突破するための事前準備

インサイドセールスの第一の関門である受付突破を成功させるには、事前の準備が肝心です。特に以下の2つは外せないものとなります。

 

・トークスクリプトを整備する

・質の高いターゲットリストを作成する

 

それぞれ詳しく解説します。

 

トークスクリプトを整備する

効果的なトークスクリプトを用意することで、受付突破の可能性を高められます。顧客先に電話がつながった時の最初の挨拶から、用件の伝え方、断り文句への切り返しまで、一通りの流れをシナリオ化しておくと、本番で焦らずに対処できます。作成したトークスクリプトは何度も見直し、質を高めることが大切です。

 

トークスクリプトの作成方法

受付突破を目的としたトークスクリプトを作成する際は、以下のポイントを意識するといいでしょう。

 

・営業感を出さない

・用件を端的に伝える

・様々なパターンを想定して対策を立てる

・断り文句に対する切り返しトークを準備する

・担当者の名前や連絡先情報を入手できるよう工夫する

 

電話対応で冷静に対処するコツは、相手からの想定外の返答をなくすことです。予測される反応をすべてトークスクリプトに落とし込んでおけば、動じることなく対処できます。

 

なお、作成したトークスクリプトは、適宜ブラッシュアップを行うことが大切です。内容の見直しと改善を繰り返して受付突破率を高めましょう。

 

質の高いターゲットリストを作成する

ターゲットリストの質は、受付突破のみならず、その後の営業活動や商談化率にも大きな影響を及ぼします。精度が低いリストは、無駄な架電や不要なコンタクトを増やし、インサイドセールスの効率を著しく低下させます。

 

ターゲットリストを作成する際のポイントを、以下にまとめました。

 

・自社ターゲットを厳密に絞り込む

・ターゲットの見込み度合いを正しく評価する

・収集した情報をもとに優先順位付けをする

・定期的にリストを更新し、最新性を確保する

 

一般的に、ターゲットリストの作成はマーケティング部門が行いますが、会社によってはインサイドセールスの担当者がリスト作成を手掛ける場合もあります。

 

受付突破にはインサイドセールス担当者のスキルアップも不可欠

トークスクリプトやターゲットリストが完璧なものであっても、担当者にスキルがなければ受付突破は困難です。受付を突破できるかは、インサイドセールス担当者の力量にかかっていると言っても過言ではありません。

 

ここでは、インサイドセールスの担当者がスキル向上を図る方法をいくつか紹介します。

 

インサイドセールスの基礎知識の習得

インサイドセールスの仕組みや目的を深く理解することで、自身に課された役割を再認識できます。受付突破の重要性や目標が明確になり、より主体的に業務に取り組めるようになります。

 

ロールプレイングによるトレーニング

電話応対のスキルアップには、ロールプレイングが有効です。様々なパターンを想定して練習を繰り返すことで、トークスクリプトを読むだけでは習得できない、臨機応変な対応力や応用力が身につきます。

 

スキルの習熟度の評価

電話応対のスキルアップを図るなら、まずは現時点での自身の実力を把握することが大切です。第三者に支援をお願いし、以下のようなポイントを評価してもらうと、不足しているスキルや課題が明確になります。

 

・言葉遣い

・話すスピードや間の取り方

・用件の伝え方

・相手に与える印象

・断られた時の対応の仕方

 

定期的なフィードバックの実施

フィードバックは成長のチャンスです。定期的にフィードバックを受けることによって、スキルを高めていくことができます。フィードバックはただ内容を確認するだけではなく、そこから得た改善点を業務に反映させることが重要です。電話応対の技術が上達すれば、受付突破の可能性が飛躍的に高まるでしょう。

 

インサイドセールスの受付突破に役立つ7つのコミュニケーションテクニック

インサイドセールスで受付突破を実現するための7つのコールテクニックを紹介します。

 

・営業色の強いフレーズを避ける

・担当者を指名する

・声のトーンや話し方を意識する

・話すのではなく対話する

・電話をかけるタイミングを見極める

・担当者との関係構築を重視する

・相手を尊重した態度で接する

 

それぞれ詳しく解説していきます。

 

営業色の強いフレーズを避ける

一つ目のテクニックは、いかにも営業という言い回しを避けることです。「ご紹介したい製品がありまして」「ご提案ができるかと思い」など、明らかに営業の電話だと分かるフレーズを使うと、受付の時点で断られやすくなります。

 

電話を取り次いでもらうためには、担当者と接点があることを連想させる言葉選びがポイントとなります。例えば、「先日お送りした資料の件で」「〇〇の件で確認したい点がございまして」といったフレーズを使用すると成功する確率が上がります。

 

担当者を指名する

担当者を名指しで呼び出すのも、受付突破のテクニックです。「〇〇様はいらっしゃいますでしょうか」「△△部門の〇〇様をお願いできますでしょうか」と相手を指名すると、既に取り引きのある関係と判断され、スムーズに電話を取り次いでもらいやすくなります。

 

反対に、できるだけ使用を避けたいのが「ご担当者様」という言葉です。関係性が薄いことがすぐに分かるため、営業の電話だと気付かれてしまいます。

 

声のトーンや話し方を意識する

受付突破には、話し方も重要です。特に電話は表情が見えないため、声色や言葉遣いで印象が決まります。

 

話し方のポイントを以下にまとめました。

 

・落ち着いた温かみのあるトーンで話す

・話すスピードは早すぎず遅すぎず

・丁寧な言葉遣いを意識する

・適度な抑揚をつける

・「えー」「あのー」といった言葉を使わない

 

声の出し方や話し方によって、相手が受ける印象は大きく違ってきます。会話を通じて好感や信頼感を与えられれば、受付突破がしやすくなるでしょう。

 

話すのではなく対話する

トークスクリプト通りに一方的に話すのではなく、相手との対話を意識しながら話を進めることが大切です。担当者に取り次いでもらえたとしても、ヒアリングが上手くいかなければ意味がありません。

 

基本的なことですが、会話中は「相手の話を丁寧に聞く」「話を途中で遮らない」「無理に聞き出そうとしない」といったことを心がけることが大事です。話の流れや内容はその時々で変わるため、臨機応変にトークスクリプトをアレンジする能力が求められます。

 

また、担当者といっても人それぞれ性格や年齢、役職などが異なります。相手に合わせて自身の話し方や対応の仕方を変化させるスキルも必要となるでしょう。

 

電話をかけるタイミングを見極める

受付を突破するには、電話をかけるタイミングも重要です。相手先企業の業務内容を踏まえて、余裕のある時間帯を狙うのが成功のコツです。

 

例えば、就業時間が9時から18時までといった一般的な企業であれば、比較的業務が落ち着いている午前の中頃（10〜11時半）や、午後の中頃（14〜16時）の時間帯が狙い目となります。反対に、仕事が集中しやすい始業直後や昼休みの前後、終業前の時間帯は避けるべきでしょう。

 

また、電話をかける曜日は、月曜や金曜よりも週の中盤の火曜～木曜がおすすめです。週初めや週末、月初、月末は業務が集中しやすいため、このような時期を外してコンタクトをとるといいでしょう。

 

担当者との関係構築を重視する

電話でコンタクトを取る前に、企業の担当者と関係性を築いておくのも一つのテクニックです。メールで役立つ資料を送ったり、メッセージを交わしたりするなど、事前に直接的なやり取りがあると受付突破のハードルは低くなります。もし、メールのやり取りをする中で電話のアポイントが取れれば、確実にヒアリングの機会を得られます。

 

インサイドセールスは中長期的な取り組みであり、顧客との信頼関係の構築が重要になります。電話以前につながりを持ち、少しずつ関係を深めていくことで、受付突破だけでなく、その後の営業活動も順調に進みやすくなるでしょう。

 

相手を尊重した態度で接する

受付突破を意識するあまり、強引な営業姿勢にならないよう注意が必要です。一方的に話を続けたり、断る相手に何度も食い下がったりするのは逆効果になります。一度悪い印象を与えてしまうと、その後挽回するのは非常に困難です。

 

担当者と話す機会が得られたら、丁寧な姿勢かつ配慮のあるコミュニケーションを心がけることが大切です。「今は結構です」「必要ありません」などと、強い拒否の姿勢をとられた場合は、話の途中でも一旦引いたほうが良い結果につながることがあります。

 

顧客の意思を尊重する姿勢を示すことは信頼関係を築くきっかけにもなるため、その後の対応次第で受付突破や商談につながる可能性があります。

 

【シーン別】インサイドセールスの電話営業で使えるトーク例

インサイドセールスの電話営業で使える具体的なトーク例を、4つのシーンごとに紹介します。受付突破にぜひお役立てください。

 

スムーズに担当者につないでもらうためのトーク例

担当者の氏名や部署名を伝えることで、電話を取り次いでもらえる可能性が高くなります。営業感を出さずに、落ち着いたトーンで話すことがポイントです。

 

＜トーク例＞

・「△△部門の〇〇様にお取り次ぎいただけますでしょうか」

・「〇〇様をお願いいたします」

 

用件を尋ねられた時のトーク例

会社の代表電話番号に電話をかけると、受付担当者に用件の詳細を尋ねられることがあります。その場合は、すでに本人と連絡を取り合っているような言い回しをすると、スムーズに取り次いでもらえます。

 

＜トーク例＞

・「先日お送りした資料の件で〇〇様にお伝えしたいことがあり、ご連絡させていただきました」

・「△△の件でご担当の〇〇様に確認したい点があり、ご連絡いたしました」

 

担当者が不在時のトーク例

担当者が席を外している場合は、戻り時間や都合の良い時間帯を確認します。戻りが夕方以降や終業時間に近い場合は、改めて別の日にアプローチしましょう。

 

＜トーク例＞

・「大体何時頃にお戻りになりますでしょうか」

・「それでは改めてご連絡させていただきます。ちなみにご都合の良い時間帯などございますでしょうか」

 

「忙しい」と断られた場合のトーク例

まずは、忙しい時間帯に電話をかけてしまったことを謝罪します。相手の反応をうかがいながら、次のアクションにつなげましょう。

 

＜トーク例＞

・「大変失礼いたしました。それでは改めてご連絡させていただきます」

・「申し訳ございません。それではメールで先に資料だけお送りしてもよろしいでしょうか」

・「お忙しいところ失礼いたしました。恐縮ですが、もしご都合の良い時間帯がありましたら教えていただけませんでしょうか」

 

インサイドセールスで受付突破できなかった場合の対処法

担当者に電話を取り次いでもらえたものの、本題に入る前に断られてしまったり、忙しいという理由で電話を切られてしまったりすることは多くあります。ですが、受付突破に失敗したとしても、そこで終わりというわけではありません。その後の対応次第で、巻き返しを図れる可能性があります。

 

次につなげるためには、もし冷たく断られても最後まで丁寧な対応を崩さないことが大切です。誠実さや礼儀正しさを印象付けることで、再度アプローチがしやすくなります。

 

状況にもよりますが、電話での再アプローチは少し時間をおいてからのほうが上手くいきます。それまでの間は、定期的にメールマガジンを配信したり、資料を提供したりするなど、間接的なアプローチ方法で顧客とのつながりを維持しましょう。

 

インサイドセールスは受付突破後のフォローアップが重要

インサイドセールスにおいて受付突破はスタートラインであり、そこから本格的な営業活動が始まります。顧客とやり取りを重ねて信頼関係を築き、自社サービスへの関心や購買意欲を高めていくのがインサイドセールスの役割です。商談化に至るまでには緻密な戦略と適切なフォローアップが求められます。

 

コツを掴めばインサイドセールスの受付突破は難しくない

この記事では、インサイドセールスの受付突破に関連する情報をお伝えしました。インサイドセールスにおいて受付突破は最初に立ちはだかる大きな壁ですが、準備を万全にして臨めば、成功する確率は格段に上がります。受付突破のために獲得した知識やノウハウは、その後の営業活動でも大いに活用することができます。

 

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